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Ranger ses papiers personnels par le biais de la numérisation peut être une bonne solution pour gagner de la place. Ainsi vos papiers personnels sont stockés dans des dossiers virtuels dans votre ordinateur et ne prennent aucune place chez vous. Il est aussi recommandé de disposer ses papiers sur le cloud ou sur disques durs pour éviter toute perte. faites attention, si vous scannez vos documents au format numérique, ils n’auront pas la valeur des originaux. Ranger ses papiers personnels, lorsque l’on a un logement c’est en l’occurence facile. Mais si vous êtes plaisanciers à temps plein ou encore camping-cariste nomade, la place est très peu exploitable. Demander à son environnement de s’occuper de ses documents personnels reste très délicat…
Un extrait d’acte de naissance est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi indispensable lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte de naissance peuvent être demandées : soit une copie complète qui ajoute, en plus des informations nécessaires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou la possession de la nationalité française ; soit un levé d’acte d’arrivée sur terre avec filiation qui mentionne les éléments en ce qui concerne les parents ou enfin un extrait d’acte de naissance sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Les services de Cloud tels que Dropbox, Google Drive ou Box sont utiles, mais vous ne pensez pas forcément à mettre tous vos papiers dans le Cloud. Alors le jour où votre ordinateur va rendre l’âme, vous vous rappelerez tristement de cette photographie inoubliable dont vous avez laissé le seul exemplaire sur le milieu professionnel de la défunte machine. Avec un petit logiciel comme MacDropAny ( sur Mac ) ou DropboxFolderSync ( sur Windows ), vous allez pouvoir demander à stocker dans le cloud, une sauvegarde de vos dossiers « Mes Documents », de votre bureau, de vos téléchargements, etc. Tout ces dossiers que vous ne synchronisez généralement pas avec Dropbox mais possèdent des documents importants.
en cas d’ pile de documents administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter définitivement est très forte. Cependant, il est important de savoir que de nombreux papiers doivent être conservés pendant un délai prévu par la loi. pratiquement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation tendre. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Idéalement, il convient de effectuer un archivage de certains documents au minimum une fois tous les ans. Les dossiers archivés sont rangés rigoureusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il convient d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de a à z ou par date ( tous les mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la divergence entre les papiers plus récents et plus anciens.
Au peu, chaque jour, quand vous rentrez chez vous, avec votre courrier dans les mains, vous faites déjà un 1er tri : vous ouvrez votre courrier et placez ce dernier soit dans la bannette « à parler », soit dans la bannette « à ranger ». Rien de plus déprimant que de passer chaque jour à proximité d’une qu’une pile de courriers non ouverts ! Lors de votre séance hebdomadaire, il ne vous reste plus qu’à parler la première ( pile ) et à ranger la seconde. Et hop ! Facilitez-vous la vie aussi en attribuant un code couleur par grand secteur : vert pour la santé, gris pour la banque, rose pour les enfants, à votre convenance… Vous gagnerez du temps.
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